กลยุทธ์การวิเคราะห์ปัญหาและการตัดสินใจเชิงนวัตกรรมฝ่าวิกฤต
ในสภาวะวิกฤตทางเศรษฐกิจจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องอาศัยความสามารถในการสร้างกระบวนการวิเคราะห์ถึงแนวทางแก้ไขปัญหาของทีมงานที่ต้องประสานพลังอัจฉริยภาพในทุกส่วนตลอดจนสามารถสร้างสรรค์แนวนวัตกรรมเพื่อหาทางเลือกในการตัดสินใจทางธุรกิจที่หลากหลายอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉลี่ยแล้วผู้บริหารคนหนึ่งๆต้องเผชิญกับปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นในแต่ละวันไม่ต่ำกว่า 100 เรื่อง ซึ่งส่วนใหญ่มักจะพบจุดอ่อนในการแก้ปัญหาโดยทั่วไปคือ มองประเด็นของปัญหาไม่แตก ขาดข้อมูล ขาดการวิเคราะห์ ขาดการสร้างทางเลือกและด่วนตัดสินใจโดยไม่ได้สร้างคำมั่นสัญญาจากผู้ที่ต้องนำไปปฎิบัติทำให้การแก้ปัญหาฝ่าวิกฤตมักผิดพลาดและเกิดผลเสียตามมาภายหลังกรอบความคิดในการมองประเด็นของปัญหาอย่างถ่องแท้ในการแก้ปัญหาและการตัดสินใจที่ถูกต้องสิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือการมองปัญหาที่ถูกต้องและจับประเด็นปัญหาได้อย่างชัดเจนแต่การจะมองภาพได้อย่างชัดเจนนั้นจำเป็นต้องมีกรอบความคิดในการมองที่ถูกต้อง การที่เราเห็นข้อเท็จจริงและพยายามหาทางแก้ปัญหาต่างกับการที่เรานึกเอาว่านี้คือปัญหาโดยที่ไม่ได้พิจารณาข้อเท็จจริงมักจะทำให้เกิดการขาดการวิคราะห์อย่างถี่ถ้วนเพราะฉะนั้นจุดที่สำคัญที่สุดของกระบวนการแก้ปัญหาคือต้องมาพิจารณาประเด็นของปัญหาเองและหาข้อเท็จจริงต่างๆ เพื่อมา
สร้างกรอบความคิดที่ถูกต้องรวมทั้งการตั้งโครงสร้างของประเด็นที่มีขอบเขตของปัญหาที่ท้าทายและสามารถสร้างพลังที่สร้างการมีส่วนร่วมของคำมั่นสัญญหาของทีมงานที่จะมาร่วมหาวิธีการแก้ปัญหาและลงมือทำร่วมกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงวิกฤตเศรษฐกิจนี้ เราคงต้องมาพิจารณาดูอย่างถี่ถ้วนถึงแนวทางของการแก้ปัญหาในอดีตหรือแม้แต่ปัญหาที่เคยแก้ไขได้ปัจจุบันนี้มันมีประเด็นไหนที่เกี่ยวโยงกันมากกว่าเดิมหรือมันไปสร้างประเด็นของปัญหาใหม่ที่ทำให้เกิดขึ้นในอนาคตได้หรือไม่ ถ้าสังเกตดูบริษัท Hi-Tech ในประเทศญี่ปุ่น เช่น Toshiba ที่มีชื่อทางการสร้างคอมพิวเตอร์ notebook ที่มียอดขายมากที่สุดในโลกก่อนที่จะให้วิศวกรเข้าไปทำงานในหน่วยวิจัยและวางแผนเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ๆขึ้นมาเขาจะให้วิศวกรเหล่านั้นเข้าไปทำงานในฝ่ายขายก่อนเพื่อที่ให้รู้ปัญหาที่แท้จริงว่าลูกค้าต้องการอะไรแล้วถึงค่อยหาแนวนวัตกรรมใหม่ๆเพื่อสร้างการโยงใยจากสินค้าปัจจุบันไปสู่ผลิตภัณฑ์ในอนาคต เพราะถ้ามัวแต่อยู่ในศูนย์วิจัยก็จะเป็นแค่กรอบความคิดของวิศวกรเท่านั้นมิใช่เป็นปัญหาของลูกค้าที่วิศวกรสามารถสร้างเป็นโอกาสทางธุรกิจได้ กระบวนการเปิดกรอบความคิดให้กว้างก่อนแล้วค่อยเลือกสิ่งที่เหมาะสมในการปฏิบัตินี้มีกระบวนการที่น่าสนใจที่เรียกว่า Divergent thining กับ Convergent thinking ดังในรูปที่ 1
เทคนิคในการวิเคราะห์ปัญหาและกระบวนการตัดสินใจอย่างมืออาชีพ
เทคนิคในการวิเคราะห์ปัญหาและกระบวนการตัดสินใจอย่างมืออาชีพนั้นจะต้องอาศัยกระบวนการคิดในลักษณะการขยายกรอบความคิดและเลือกสรรตัวเลือกที่เหมาะสม เพื่อที่จะหาข้อมูลและเหตุผลเพื่อมาสนับสนุนการวิเคราะห์เพื่อหาทางเลือกที่หลายหลาย ปกติแล้วคนเรามักจะด่วยหาข้อสรุปจากความเคยชินและทางเลือกที่เคยทำมาก่อนซึ่งถ้าทางที่เลือกเดินยังคงใช้ได้การหยุดวิเคราะห์เพื่อหาทางเลือกใหม่อาจจะทำด้วยสัญชาติญานกลายเป็นความเคยชินไป ยกตัวอย่างเช่นถ้าเราขับรถออกจากบ้านไปที่ทำงาน ถ้าถนนโล่งและรถไม่ติด เราก็จะใช้สัญชาติญานในการขับรถไปตามทางเดิมที่เคยไปโดยไม่ต้อง วิเคราะห์หาทางเลือกที่หลากหลาย แต่เมื่อเริ่มมีการเปลี่ยนแปลงมีการขุดถนนทำทางด่วนหรือรถไฟฟ้าหรือมีทางใหม่ๆ ที่ตัดขึ้นมากมายหลายทางมากขึ้นสร้างความผกผันทำให้รถติดทั่วไปหมด เราจำเป็นที่จะต้องมีการวิเคราะห์มากขึ้นว่าจะออกจากบ้านเมื่อไหร่ดีและในเวลานั้นควรจะใช้ทางเลือกที่จะไปทางไหนดี บางครั้งอาจจะต้องใช้ซอยลัดแล้วจึงตัดเข้าถนนใหญ่และถึงขึ้นทางด่วนเพื่อไปหาเป้าหมายได้อย่างไม่เสียเวลา กระบวนการตัดสินใจนั้นเกิดขึ้นตลอดเวลาและเมื่อมีการผกผันของการเปลี่ยนแปลงมากขึ้นเรามักจะหยุดขยายกรอบมุมมมองในการหาทางเลือกและเลือกสรรสิ่งที่ต้องการเพื่อสร้างแนวปฎิบัติดังรูปที่ 2 ซึ่งเป็นเทคนิคของกระบวนการแก้ปัญหาเชิงนวัตกรรม
เทคนิคของกระบวนการแก้ปัญหาเชิงนวัตกรรมซึ่งเทคนิคนี้เป็นกระบวนการแก้ปัญหาของผู้บริหารในประเทศแถบเอเซียแปซิฟิกที่ต้องประสบปัญหาในการวิเคราะห์ปัญหาเพื่อสร้างทางเลือกในการสู่วิกฤตซึ่งผู้เขียนเองร่วมทำการวิจัยร่วมกับอาจารย์ Michael morgan ที่ประเทศอสเตรเลียที่เป็นผู้เชี่ยวชาญทางการสร้างแนวนวัตกรรมและเป็นผู้แต่งหนังสือขายดีที่ชื่อว่า Creative workforce innovation โดยกระบวนการนี้เราให้ชื่อว่าเป็น Innovative Problem solving process หรือ กระบวนการสร้างสรรค์การแก้ปัญหาและตัดสินใจเชิงนวัตกรรมซึ่งมีขั้นตอนที่สำคัญอยู่ 8 ขั้นด้วยกันโดยให้ชื่อย่อว่า C-R-E-A-T-I-V-E นั่นก็คือ
ขั้นที่ 1. C-Clarify problem คือการมองปัญหาที่แท้จริงหรือที่พูดกันว่าแก้ให้ถูกจุดว่าอะไรเป็นปัญหากันแน่เพราะถ้าแก้ผิดปัญหาแม้จะเก่งขนาดไหนก็มีแต่เสียเวลาและเสียทรัพยากรในองค์กรในประเด็นที่อาจไม่ก่อประโยชน์สูงสุด ข้อแรกจึงเป็นจุดที่สำคัญมาก
ขั้นที่ 2. R-Redefine with fact คือ การพยายามมองปัญหาในหลายๆ แง่มุมพร้อมทั้งหาข้อมูลและข้อเท็จจริงมาสนับสนุน เพื่อทำให้การมองประเด็นในมุมต่างๆมากขึ้นมิใช่แค่เป็นการมองแค่มุมเดียว
ขั้นที่ 3. E-Elaborate problem definition คือ การสร้างนิยามของโจทย์ที่เป็นในแง่บวกที่มีความท้าทายมากกว่าจะมองแค่เป็นปัญหาในแง่ลบ หลายคนมองว่าเป็นมุมที่เป็นการสร้างเป้าหมายของโครงการแก้ปัญหาที่สร้างอารมณ์ร่วมให้ทีมงานมีความท้าทายและสร้างพลังในการมองคำมั่นสัญญาที่มีความมุ่งมั่นที่จะสร้างให้เสร็จดั่งเป้าหมายซึ่งหลายครั้งที่ผู้เขียนเองมีส่วนร่วมในกระบวนการที่สำคัญ 3 กระบวนการแรกที่เสมือนเป็นการขยายกรอบความคิดว่าโจทย์ของปัญหาถ้ามองด้วยความคิดหลากหลายแล้วอาจจะทำให้เราเห็นโจทย์ที่ถูกต้องและชัดมากขึ้น ผู้ขียนเคยเป็นที่ปรึกษาของผู้บริหารของกลุ่มบริษัทข้ามชาติที่บ่นกับผู้เขียนว่าไม่มีเวลาคิดเลยเพราะงานเยอะมากทำงานจาก แปดโมงเช้าถึงสามทุ่มไม่เสร็จ ช่วยมาสอนเรื่องการบริหารเวลาให้หน่อย หลังจากที่มีการเรียกทีมผู้บริหารระดับสูง 20 ท่านมาเข้ากระบวนการสามขั้นแรกปรากฎว่าการไม่มีเวลากลับไม่ใช่ประเด็นของปัญหาแต่กลายเป็นการวางแนวทางในการหากลุ่มเป้าหมายของสินค้าไม่ถูกกลุ่ม กลุ่มที่มีความต้องการและขายง่ายกลับมองข้ามไปทีมขายกลับไปขายในกลุ่มลุกค้าที่เขี้ยวรากดินและความต้องการมากมายหลายอย่างที่ทีมงานไม่มีความสามารถจะให้บริการได้ทำให้เกิดกระบวนการที่ยุ่งยากและซับซ้อนมากขึ้นจนกลายเป็นงานที่ไม่ควรทำเพิ่มขึ้นมากมาย ดังนั้น 3 ขั้นตอนแรกทำให้สร้างนิยามของโจทย์ใหม่แทนที่จะแก้เรื่องการบริหารเวลากลับกลายเป็นการบริหารกลุ่มลูกค้าอย่างมีประสิทธิ์ภาพเมื่อโจทย์เด่นชัดขึ้นทำให้แทนที่จะทำให้มีประสิทธิ์ภาพขึ้นในการบริหารเวลาเท่านั้นกลับทำให้ยอดขาย ความพึงพอใจของลูกค้าและขวัญและกำลังใจของทีมงานดีขึ้นด้วยเพราะเป้าหมายของการทำงานง่ายขึ้นและตรงกับความสามารถขององค์กรมากขึ้น
ขั้นที่ 4 A-Articulate the idea คือ การที่ปลดปล่อยความคิดในการแก้ปัญหาออกมาโดยต้องให้ความเคารพกับไอเดียทุกไอเดีย ขั้นตอนนี้ผู้บริหารยิ่งสูงจะยิ่งมีข้อจำกัด เพราะมักจะฆ่าไอเดียของตัวเองเสียก่อนเนื่องจากกลัวว่าจะไม่ได้เรื่องหรือดูใช้ไม่ได้ มีการทำวิจัยว่ายิ่งอายุมากขึ้นไอเดียเราจะน้อยลงไปเรื่อยๆ เนื่องจากข้อจำกัดของคำว่า”ไม่”
ขั้นที่ 5. T-Think out of box คือ ให้คิดหลุดจากกรอบเดิมหาไอเดียที่หลุดโลกมากที่สุดโดยไม่ต้องตั้งข้อจำกัดของการทำไม่ได้เพราะกระบวนการขั้นที่ 5 นี้ถ้าสร้างบรรยากาศให้ถูกต้องแล้วมักจะได้ไอเดียดีๆที่สร้างสรรค์พร้อมกับสิ่งที่มักขาดหายไปในที่ประชุมก็คือเสียหัวเราะ ขั้นนี้บางครั้งสามารถหาไอเดียใหม่ได้เป็น ร้อยๆ ไอเดียทีเดียว ในขั้นตอนนี้เราไม่ต้องห่วงถึงคุณภาพเราต้องการปริมาณของไอเดียเพราะขั้นตอนต่อไปจะเป็นการเลือกสรรไอเดีย
ขั้นที่ 6. I-Identify selection criteria คือ การหาบรรทัดฐานในการเลือกสรรค์ไอเดียว่าอันไหนเป็นไอเดียที่ควรนำไปใช้ได้เลยหรืออันไหนควรคิดเพิ่มเติมหรืออันไหนควรเก็บไว้ก่อนเพราะยังไม่ถึงเวลา
ขั้นที่ 7. V-Verify and select option คือ การเลือกไอเดียที่เหมาะสมกับบรรทัดฐานที่กำหนดไว้แล้วเพื่อสร้างแนวปฏิบัติ
ขั้นที่ 8. E-Execution คือ การสร้างคำมั่นสัญญาและความกล้าในการนำไปปฏิบัติ
กระบวนการทั้ง 8 ขั้นจำเป็นที่จะต้องสร้างเป็นแนวทางปฎิบัติที่ทีมงานที่จะต้องมีการหลักยึดร่วมกันเพื่อสร้างกระบวนการตัดสินใจในแต่ละขั้นที่ประสานความคิดของพลังอัจฉริยภาพของทีมงานเพื่อสร้างการวิเคราะห์ให้เต็มรูปแบบ ทีมงานงานที่มีอัจฉริยภาพทางด้านนักคิดนักแก้ปัญหามักจะเป็นผู้นำกลุ่มในขั้นตอน 1 และ 2 เพราะเขาหล่านั้นจะมองการแยกแยะปัญหาและหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องมาสนับสนุนได้อย่างถนัด สำหรับขั้นตอน 3, 4 และ 5 ทีมงานที่มีพรสวรรค์ทางด้านจินตนาการและความคิดใหม่ๆ จะโดดเด่นในขั้นตอนนี้ สำหรับขั้นตอน ที่ 6 คนที่ประสานใจเก่งจะสามารถหาบรรทัดฐานที่เข้ากับการตัดสินใจของคนทั้งกลุ่ม ขั้นตอนที่ 7 และ 8 เหมาะสำหรับนักทำเพราะเขาจะเลือกงานที่มองทะลุถึงแนวปฏิบัติให้เกิดความสำเร็จได้ ดังนั้นเมื่อเรามีเทคนิคและกระบวนการที่เป็นจุดร่วมของทีมงานเราก็สามารถจะประสานพลังแห่งอัจฉริยภาพของคนได้ในทุกรูปแบบซึ่งจะทำให้เราสามารถวิเคราห์และหามุมมมองได้ครบรูปแบบในการมองปัญหาฝ่าวิกฤต
ฉะนั้นกลยุทธ์ในการวิเคราะห์ปัญหาและการตัดสินใจถ้าเราสามารถสร้างกระบวนการให้เกิดขึ้นแก่ทีมงานและพนักงานทุกระดับในองค์กรจะทำให้องค์กรสามารถที่จะประสานความคิดและสร้างความพร้อมในการเจริญเติบโตของความคิดของทีมงานรวมทั้งสร้างบรรยากาศที่สร้างสรรค์พร้อมเสียหัวเราะที่จะรับกับวิกฤตอย่างท้าทายและสามารถนำไปปฏิบัติด้วยคำมั่นสัญญาที่เขามีส่วนร่วมในการโยงใยแนวปฏิบัติกับปัญหาที่สร้างโอกาสในการนำองค์กรฝ่าวิกฤต
การสร้างสรรค์แนวความคิดเชิงนวัตกรรมในการหาทางเลือก
การประสานความคิดของทีมในกระบวนการตัดสินใจ
การสร้างหลักการและวัฒนธรรมในการตัดสินใจภายในองค์กร
โดย อาจารย์กฤษณ์ รุยาพร E-mail : kris@e-apic.com, Mobile 081-617-7785
บทความได้รับการเผยแพร่ในหนังสือพิมพ์ผู้จัดการรายสัปดาห์
|
